Gerade in diesen Tagen sind Vermittlungsgespräche und Friedenskonferenzen wichtiger denn je- wenn sie denn glücken. Leider sind unsere eigenen Erfahrungen von Sitzungen, Meetings und Konferenzen nicht wirklich mutmachend. Zu wenig Zielorientierung, zu wenig passende Methoden, häufig die falschen Teilnehmerinnen und Teilnehmer und viel zu viel Machtgehabe. Ein guter Grund, einmal über Meetingkultur zu schreiben und einen Weg zum produktiven Meeting aufzuführen.
Erster Schritt: Lasse Zeit zum informellen Austausch
Der Austausch zwischen Kolleginnen und Kollegen oder zwischen Mitarbeitenden unterschiedlicher Hierarchiestufen wird von vielen geschätzt. Daher lasse am Anfang oder in der Mitte eine Gelegenheit dafür. Das Ende eignet sich nicht so gut, da oft die nächsten Meetings schon wieder anstehen.
Zweiter Schritt: Verschicke im Vorfeld eine Agenda mit Vorbereitungsaufträgen
Ein Meeting mit Agenda ist signifikant effektiver als ohne und Meetings, in denen die Teilnehmenden vorbereitet sind, dauern deutlich kürzer, als wenn Mitarbeitende erst im Meeting über die anstehenden Themen informiert werden.
Dritter Schritt: Plane Pausen ein
Spätestens nach 90 Minuten ist eine Pause notwendig, um die Konzentration aufrecht zu erhalten. Die Pause kann auch zum informellen Austausch bei einer Tasse Kaffee und zum Lüften genutzt werden.
Vierter Schritt: Halte die Aufmerksamkeit mit Methodenwechsel aufrecht
Für die diversen Fragestellungen eines Meetings gibt es unzählige verschiedene Methoden und die Präsentation anhand von PowerPoint-Folien ist nur eine davon. Im nächsten Blog-Artikel stelle ich interessante Methoden vor.
Fünfter Schritt: Überrasche Deine Teilnehmerinnen mindestens einmal im Meeting
Der Effekt der Überraschung für die Motivation ist noch nicht überall bekannt, aber psychologisch gut untermauert. Und wir kennen es ja selbst. Erhalten wir ein überraschendes Geschenk oder Lob, löst es viel stärkere positive Emotionen hervor, als wenn ich es erwartet habe. Das gilt auch für Meetings.
Im Download findet ihr eine Liste mit Überraschungen für ein produktives Meetings:
Foto: pexels-andrea-piacquadio
